Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für sämtliche Verwaltungsleistungen, welche die Hochheiden Hausverwaltung GmbH (nachfolgend „Verwalter“) erbringt, insbesondere für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG-Verwaltung), die Verwaltung von Mietobjekten (Mietverwaltung) sowie die Verwaltung von Sondereigentum (Sondereigentumsverwaltung).
2. Auftraggeber im Sinne dieser AGB ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer, der Eigentümer eines Mietobjekts oder der Eigentümer einer Sondereigentumseinheit, mit dem der jeweilige Verwaltervertrag geschlossen wird.
3. Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Auftraggebers werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Verwalter stimmt ihrer Geltung in Textform ausdrücklich zu.

§ 2 Vertragsschluss und Einbeziehung

1. Der Verwaltungsvertrag kommt durch den Abschluss eines schriftlichen Verwaltervertrags zustande. Bei der WEG-Verwaltung setzt der Vertragsschluss zusätzlich die wirksame Bestellung des Verwalters durch Beschluss der Wohnungseigentümer voraus.
2. Diese AGB werden Vertragsbestandteil, wenn im Verwaltervertrag ausdrücklich auf sie Bezug genommen wird und der Auftraggeber vor Vertragsschluss die Möglichkeit hatte, von ihrem Inhalt in zumutbarer Weise Kenntnis zu nehmen. Die Bereitstellung auf der Internetseite des Verwalters allein bewirkt keine Einbeziehung.
3. Im Verhältnis zu diesen AGB gehen individuell getroffene Vereinbarungen sowie die Regelungen des jeweiligen Verwaltervertrags und der ihm beigefügten Anlagen vor.
4. Bei der WEG-Verwaltung gehen ferner die Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes, der Gemeinschaftsordnung sowie wirksame Beschlüsse der Wohnungseigentümer diesen AGB vor.

§ 3 Gegenstand der Verwaltung

1. Der Umfang der geschuldeten Leistungen ergibt sich aus dem Verwaltervertrag und der diesem beigefügten Leistungsbeschreibung.
2. Bei der WEG-Verwaltung erbringt der Verwalter die Leistungen, zu denen er nach dem Wohnungseigentumsgesetz berechtigt und verpflichtet ist, insbesondere nach § 27 WEG, sowie die im Verwaltervertrag darüber hinaus vereinbarten Leistungen.
3. Der Verwalter handelt im Rahmen der ihm eingeräumten Vertretungsmacht. Maßnahmen, die einer Beschlussfassung der Wohnungseigentümer oder einer Weisung des Auftraggebers bedürfen, führt der Verwalter erst nach deren Vorliegen aus. Unaufschiebbare Maßnahmen zur Abwendung eines unmittelbar drohenden Schadens darf der Verwalter auch ohne vorherige Beschlussfassung veranlassen; er unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich.
4. Nicht geschuldet sind Leistungen, die anderen Berufsträgern vorbehalten sind, insbesondere Rechtsberatung, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung sowie Architekten- und Ingenieurleistungen, soweit diese nicht ausdrücklich gesondert vereinbart wurden.

§ 4 Grundleistungen und Sonderleistungen

1. Mit der vereinbarten laufenden Vergütung (Grundvergütung) sind die im Verwaltervertrag als Grundleistungen bezeichneten Tätigkeiten abgegolten.
2. Leistungen, die über die Grundleistungen hinausgehen, sind Sonderleistungen. Sie werden gesondert vergütet, wenn sie im Verwaltervertrag oder in dem diesem beigefügten Vergütungsverzeichnis nach Art und Höhe ausdrücklich als Sonderleistung ausgewiesen sind.
3. Als Sonderleistungen kommen insbesondere in Betracht:
   • Vorbereitung, Einberufung und Durchführung außerordentlicher Eigentümerversammlungen,
   • kaufmännische Betreuung und Abwicklung von Bau- und Instandsetzungsmaßnahmen,
   • Abwicklung von Versicherungsschäden,
   • Mitwirkung in gerichtlichen Verfahren sowie in Verfahren der Zwangsvollstreckung,
   • Bearbeitung von Eigentümerwechseln und Erteilung von Verwalterzustimmungen,
   • Erstellung von Bescheinigungen und Auskünften auf Anforderung einzelner Eigentümer,
   • Bereitstellung, Aufbereitung und Archivierung von Unterlagen über den gesetzlich gebotenen Umfang hinaus.
4. Art und Höhe der Vergütung jeder Sonderleistung ergeben sich abschließend aus dem Vergütungsverzeichnis. Leistungen, die dort nicht aufgeführt sind, werden nicht gesondert berechnet.
5. Sonderleistungen, die einen im Vergütungsverzeichnis genannten Betrag übersteigen oder dort nicht geregelt sind, führt der Verwalter nur nach vorheriger Abstimmung mit dem Auftraggeber aus.

§ 5 Vergütung und Fälligkeit

1. Die Höhe der Vergütung ergibt sich aus dem Verwaltervertrag. Alle Beträge verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit nichts anderes angegeben ist.
2. Die laufende Vergütung ist monatlich im Voraus fällig. Vergütungen für Sonderleistungen sind nach deren Erbringung und Rechnungsstellung fällig.
3. Der Verwalter ist berechtigt, die fälligen Vergütungen dem Verwaltungsvermögen des Auftraggebers zu entnehmen, soweit ihm hierzu Verfügungsbefugnis eingeräumt ist. Die Entnahme wird in der Buchhaltung gesondert ausgewiesen.
4. Eine Anpassung der Vergütung erfolgt bei der WEG-Verwaltung durch Beschluss der Wohnungseigentümer, im Übrigen durch Vereinbarung mit dem Auftraggeber. Eine einseitige Anpassung durch den Verwalter findet nicht statt.
5. Auslagen, insbesondere Porto, Kopier- und Fahrtkosten, sind nicht mit der Grundvergütung abgegolten, soweit im Verwaltervertrag nichts Abweichendes geregelt ist.

§ 6 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

1. Der Auftraggeber stellt dem Verwalter zu Beginn des Vertragsverhältnisses die für die Verwaltung erforderlichen Unterlagen vollständig zur Verfügung, insbesondere Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung, Beschluss-Sammlung, Protokolle, Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Verträge, Versicherungsunterlagen, technische Dokumentationen und Prüfberichte.
2. Der Auftraggeber teilt Änderungen von Namen, Anschriften, Bankverbindungen und Eigentumsverhältnissen unverzüglich in Textform mit.
3. Der Verwalter ist zur Erfüllung solcher Pflichten nicht verpflichtet und für daraus entstehende Verzögerungen oder Nachteile nicht verantwortlich, soweit ihm die erforderlichen Unterlagen, Auskünfte, Mittel oder Beschlüsse trotz Aufforderung nicht rechtzeitig zur Verfügung stehen.
4. Der Auftraggeber stellt sicher, dass dem Verwalter die zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlichen finanziellen Mittel zur Verfügung stehen.

§ 7 Kommunikation, Erreichbarkeit und Kundenportal

1. Die Kommunikation zwischen den Vertragsparteien erfolgt in Textform, insbesondere per E-Mail, sowie über das vom Verwalter bereitgestellte Kundenportal, soweit nicht gesetzlich oder vertraglich eine strengere Form vorgeschrieben ist.
2. Der Verwalter ist zu den auf seiner Internetseite veröffentlichten Sprechzeiten erreichbar. Außerhalb dieser Zeiten steht für Notfälle, die eine sofortige Gefahrenabwehr erfordern, die im Objekt ausgehängte Notfallnummer zur Verfügung.
3. Stellt der Verwalter ein Kundenportal bereit, erhält der Auftraggeber beziehungsweise der berechtigte Nutzer persönliche Zugangsdaten. Diese sind vertraulich zu behandeln und dürfen Dritten nicht überlassen werden. Der Verwalter ist bei Missbrauchsverdacht berechtigt, den Zugang vorübergehend zu sperren.
4. Ein Anspruch auf ununterbrochene Verfügbarkeit des Kundenportals besteht nicht. Wartungsarbeiten und Störungen können zu vorübergehenden Einschränkungen führen. Die Verwaltungsleistungen bleiben hiervon unberührt und werden erforderlichenfalls auf anderem Wege erbracht.
5. Die Bereitstellung von Unterlagen im Kundenportal ersetzt die Übersendung in Papierform, sofern der Auftraggeber dem zugestimmt hat und keine gesetzliche Vorgabe entgegensteht.

§ 8 Umgang mit Geldern des Auftraggebers

1. Der Verwalter führt die Gelder des Auftraggebers getrennt von seinem eigenen Vermögen und getrennt von den Geldern anderer Auftraggeber auf offenen Fremdgeldkonten, die auf den Namen des Auftraggebers lauten.
2. Der Verwalter ist nicht berechtigt, Gelder des Auftraggebers für eigene Zwecke oder für Zwecke anderer Auftraggeber zu verwenden.
3. Zinserträge stehen dem Auftraggeber zu.
4. Der Verwalter legt über die Verwendung der Gelder im Rahmen der Jahresabrechnung Rechenschaft ab.

§ 9 Beauftragung von Dienstleistern

1. Der Verwalter beauftragt Handwerker, Dienstleister und sonstige Dritte im Namen und für Rechnung des Auftraggebers im Rahmen seiner Vertretungsmacht sowie der ihm erteilten Beschlüsse und Weisungen.
2. Der Verwalter wählt die Dienstleister mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns aus. Für deren Leistungen haftet er nicht, sofern ihn kein Auswahl- oder Überwachungsverschulden trifft. Die beauftragten Dienstleister sind keine Erfüllungsgehilfen des Verwalters.
3. Der Verwalter nimmt für die Vermittlung von Aufträgen keine Zuwendungen von Dienstleistern entgegen. Soweit dem Verwalter ausnahmsweise Vorteile gewährt werden, legt er diese gegenüber dem Auftraggeber offen und kehrt sie an ihn aus.

§ 10 Haftung

1. Der Verwalter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer Pflichtverletzung des Verwalters, eines gesetzlichen Vertreters oder eines Erfüllungsgehilfen beruhen, sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen.
2. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Verwalter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.
3. Eine weitergehende Haftung des Verwalters ist ausgeschlossen. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Falle der Übernahme einer Garantie bleibt unberührt.
4. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Verwalters.
5. Der Verwalter unterhält eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von [Betrag] Euro je Schadensfall. Er weist den Bestand der Versicherung auf Verlangen nach.

§ 11 Verjährung

Ansprüche des Auftraggebers gegen den Verwalter verjähren nach den gesetzlichen Bestimmungen.

§ 12 Laufzeit, Bestellung und Abberufung

1. Die Laufzeit des Verwaltervertrags ergibt sich aus dem Verwaltervertrag. Bei der WEG-Verwaltung ist sie an die Dauer der Bestellung gekoppelt.
2. Die Wohnungseigentümer können den Verwalter jederzeit abberufen. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Diese gesetzliche Regelung wird durch diese AGB nicht eingeschränkt.
3. Das Recht beider Vertragsparteien zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
4. Kündigungen und Abberufungen bedürfen der Textform.

§ 13 Beendigung und Herausgabe der Unterlagen

1. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses gibt der Verwalter sämtliche Unterlagen des Auftraggebers sowie die verwalteten Gelder unverzüglich an den Auftraggeber oder an den von diesem benannten Nachfolger heraus.
2. Der Verwalter erstellt die Jahresabrechnung für das letzte vollständige Wirtschaftsjahr, soweit dieses vor Vertragsende abgelaufen ist. Für ein bei Vertragsende laufendes Wirtschaftsjahr erstellt der Verwalter eine Abrechnung nur, wenn dies gesondert vereinbart und vergütet wird.
3. Ein Zurückbehaltungsrecht an den Unterlagen des Auftraggebers wegen offener Vergütungsansprüche steht dem Verwalter nicht zu.
4. Die Übergabe erfolgt gegen Übergabeprotokoll. Die Kosten des Versands der Unterlagen trägt der Auftraggeber, soweit dies im Vergütungsverzeichnis ausgewiesen ist.
5. Unterlagen, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen und beim Verwalter verbleiben, werden nach Ablauf der Fristen datenschutzkonform vernichtet.

§ 14 Datenschutz und Verschwiegenheit

1. Der Verwalter verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Einzelheiten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung.
2. Soweit der Verwalter personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, schließen die Parteien eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
3. Der Verwalter behandelt alle ihm im Rahmen des Vertragsverhältnisses bekannt gewordenen Angelegenheiten des Auftraggebers vertraulich. Die Verschwiegenheitspflicht besteht über die Beendigung des Vertragsverhältnisses hinaus fort. Gesetzliche Auskunfts- und Anzeigepflichten bleiben unberührt.

§ 15 Aufrechnung, Zurückbehaltung und Abtretung

1. Der Auftraggeber kann gegen Forderungen des Verwalters nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen aufrechnen.
2. Ein Zurückbehaltungsrecht kann der Auftraggeber nur ausüben, soweit sein Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht.
3. Der Verwalter überträgt Rechte und Pflichten aus dem Vertragsverhältnis nur mit Zustimmung des Auftraggebers auf einen Dritten.

§ 16 Änderungen dieser Bedingungen

Änderungen dieser AGB teilt der Verwalter dem Auftraggeber in Textform mit. Sie gelten als genehmigt, wenn der Auftraggeber nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang der Mitteilung in Textform widerspricht. Auf diese Frist und die Bedeutung des Schweigens weist der Verwalter in der Mitteilung gesondert hin. Widerspricht der Auftraggeber, gelten die bisherigen Bedingungen fort.

§ 17 Schlussbestimmungen

1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
2. Ist der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Berlin ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus dem Vertragsverhältnis. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Gerichtsstände.
3. Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.
4. Der Verwalter ist nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.